Pilot testopname e-depot geeft inzicht techniek en proces

Pilot testopname e-depot geeft inzicht techniek en proces

Sinds een paar jaar werken wij steeds meer en vaker (waar dat kan) nog enkel digitaal. Ook ons archief is gedigitaliseerd. In 2013 ontvingen wij goedkeuring van het Noord Hollands Archief (NHA) in de vorm van het vervangsbesluit archiefbescheiden. Vanaf dat moment was ons digitale archief het archief, dit geldt zowel voor zaken die voor bewaring in aanmerking komen als voor zaken die op termijn vernietigd mogen worden. Met dit resultaat zijn wij een van de eerste organisaties in Nederland die dit voor alle uitvoerende processen officieel heeft geregeld.

In 2015 zijn we met een pilot gestart voor het plaatsen van digitale bestanden (archieven) in het E-depot van het NHA, om op deze manier de duurzaamheid en toegankelijkheid van de bestanden voor te toekomst te waarborgen. We werkten hierin samen met het NHA, Decos en het Nationaal Archief. De pilot bracht ook een landelijk succes met zich mee. In de zomer waren we erin geslaagd om een digitale dump te maken van afgehandelde zaken in het E-depot. Dit was landelijk gezien een van de eerste plaatsing in het Nationaal E-depot.

Verder hebben we deelgenomen aan een landelijk overleg implementatie TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) en certificering ten behoeve van de leveranciers over voorwaarde en gebruik van het TMLO door gebruikers enerzijds en leveranciers anderzijds. Het TMLO is noodzakelijk om de koppeling tussen ons archiefsysteem (Join) en het E-depot van het Nationaal archief tot stand te brengen.

Plaats- en tijdsonafhankelijk
De digitalisering van ons archief biedt ons zekerheid dat de opgeslagen informatie juist en tijdig is verwerkt en digitaal eenduidig beschikbaar is. Hierdoor kunnen onze medewerkers vervolgens plaats- en tijdsonafhankelijk bij de gewenste informatie. Doordat ingekomen stukken, via ons post- en registratiesysteem Join, gekoppeld worden aan een zaak, verbetert ook de transparantie. We hebben nu op elk gewenst moment per gemeenten inzichtelijk welke zaken er spelen en hoeveel zaken zijn afgehandeld en nog onderhanden zijn. Zo kunnen wij gemakkelijk een inhoudelijke verantwoording geven over de gemaakte, financiële afspraken. Ook voor de bedrijven die wij controleren heeft deze werkwijze voordelen. We kunnen sneller inspelen op vragen van ondernemers over informatie uit het dossier van het bedrijf.

Afsluiting van het papieren archief
In december zijn de laatste dossiers uit de Archiefruimte van onze organisatie verplaatst naar het NHA en naar onze archiefbewaarplaats in Echt. Bij beide organisaties is het mogelijk om on demand informatie digitaal op te vragen en of in te zien.