Digitaal werken

Digitaal werken

Digitaal werken is al een aantal jaar een belangrijk speerpunt. Op dit moment handelen wij nagenoeg alle aanvragen en documenten digitaal en zaaksgewijs af. Deze manier van werken sluit goed aan bij onder meer het Omgevingsloket Online (OLO). Aanvragen vanuit het OLO komen digitaal bij ons binnen en worden direct aan ons systeem van zaakgericht werken gekoppeld en vervolgens geregistreerd. Sinds begin 2016 maken we ook gebruik van e-formulieren. Ook deze formulieren zijn gekoppeld zijn aan ons systeem van zaakgericht werken. Burgers en bedrijven kunnen daardoor online een formulier invullen en terugsturen. De integratie met DigiD en eHerkenning zorgt ervoor dat benodigde informatie automatisch wordt ingevuld. Onze klanten hoeven slechts deze informatie te controleren. Doordat wij alle aanvragen digitaal binnenkomen, komen deze direct in het digitale postvak van onze medewerkers terecht. Dit versnelt doorlooptijden en voorkomt de kans op foutieve of langdurige registratieprocedures.

Inzichtelijk

Ons archief hebben wij afgelopen jaren volledig gedigitaliseerd. De digitalisering van ons archief biedt ons zekerheid dat de opgeslagen informatie juist en tijdig is verwerkt en digitaal eenduidig beschikbaar is. Hierdoor kunnen onze medewerkers vervolgens plaats- en tijdsonafhankelijk bij de gewenste informatie. Doordat ingekomen stukken, via ons post- en registratiesysteem Join, gekoppeld worden aan een zaak, verbetert ook de transparantie. We hebben nu op elk gewenst moment per gemeenten inzichtelijk welke zaken er spelen en hoeveel zaken zijn afgehandeld en nog onderhanden zijn. Zo kunnen wij gemakkelijk een inhoudelijke verantwoording geven over de gemaakte, financiële afspraken. Ook voor de bedrijven die wij controleren heeft deze werkwijze voordelen. We kunnen sneller inspelen op vragen van ondernemers over informatie uit het dossier van het bedrijf.

In het jaarverslag Archiefinspectie Noord-Hollands Archief over de periode januari 2015 tot met augustus 2016 stelt de Archiefinspectie: Omgevingsdienst IJmond heeft sinds 2013 vervanging voor alle papieren documenten die opgemaakt of ontvangen worden. Dat wil zeggen dat de organisatie geheel digitaal werkt en archiveert. De organisatie is niet in het beheer van een archiefbewaarplaats. De papieren archieven zijn extern geplaatst. De gehele organisatie is zich bewust van het digitaal archiveren en de werkprocessen zijn ingericht op digitaal werken en het actief delen van informatie binnen de organisatie en met de ketenpartners. Doordat de organisatie relatief klein is en de ICT infrastructuur overzichtelijk heeft de organisatie goed grip op haar informatie en daarmee de archiefbescheiden. Omgevingsdienst IJmond kan zich goed verantwoorden over haar handelen aan de hand van haar archief.

GIS-viewer

Gegevens- en dataverzamelingen worden steeds belangrijker bij planvorming en uitvoering van toezicht en handhaving. Richting de Omgevingswet beginnen de contouren van de informatiehuizen onder het Digitaal Stelsel Omgevingswet zichtbaar te worden. Wij zijn inmiddels ver gevorderd met de ontwikkeling van een GIS-viewer waarop verschillende dataverzamelingen geografisch inzichtelijk zijn. Niet alleen inspectiegegevens en bijvoorbeeld vergunningen en meldingen zijn hier zichtbaar, ook milieucontouren bij bedrijven en gegevens uit landelijke databases worden weergegeven.

Hiervoor hebben wij afgelopen jaar al onze softwareapplicaties (waaronder openWAVE, Join) naar webapplicaties in de cloud gemigreerd. Onze digikoppeling is een bevraagbare oplossing in de cloud. Dat betekent dat onze webapplicaties overheidsdiensten (zoals het Kadaster, BAG, Omgevingsloket Online) kunnen bevragen. Na het ophalen van de informatie muteren wij dit in ons VTH-systeem (openWAVE) waardoor het geschikt wordt voor onze taakuitvoering.